Paperless NGX mit mehreren Benutzern

von 03.06.2023Smart Home0 Kommentare

Die fortschreitende Digitalisierung hat auch Auswirkungen auf unseren Alltag und bietet zahlreiche Möglichkeiten, unsere Gewohnheiten zu verbessern. Eine dieser Möglichkeiten ist die Einführung einer papierlosen Verwaltung mit Hilfe von Software wie Paperless NGX. Die Software ist Open Source und kann z.B. als Docker Images sehr einfach installiert werden. Ich nutze Paperless NGX bereits seit einiger Zeit um meine Dokumente zu digitalisieren und habe damit folgende Vorteile:

1. Ordnung und Organisation: Papierlose Verwaltungssoftware wie Paperless NGX ermöglicht es Privatanwendern, ihre Dokumente effizient zu organisieren und leicht zugänglich zu machen. Mit nur wenigen Klicks können wichtige Unterlagen digitalisiert und in übersichtlichen Ordnern gespeichert werden. Dies erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten und spart wertvolle Zeit, die ansonsten mit dem Durchsuchen von Papierstapeln verbracht würde.

2. Platzersparnis: Eine der offensichtlichsten Vorteile der papierlosen Verwaltung ist die Einsparung von physischem Platz. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Privatanwender ihre Aktenordner und Aktenschränke loswerden und den Raum für andere Zwecke nutzen. Ob es darum geht, Platz für ein Home Office zu schaffen oder einfach nur das Wohnzimmer aufgeräumter zu gestalten – die papierlose Verwaltung spart wertvollen Platz in unseren eigenen vier Wänden.

3. Sicherheit und Datenschutz: Papierdokumente können leicht verloren gehen, gestohlen oder beschädigt werden. Mit Paperless NGX können Privatanwender ihre Dokumente jedoch sicher auf privater Hardware speichern (kein Datenupload in die Cloud). Durch die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen wird die Vertraulichkeit und Integrität der persönlichen Informationen gewährleistet.

Bislang konnte jedoch nur ein Anwender die Vorteile von Paperless NGX nutzen. In der aktuellen Version wurde eine Mehrbenutzerunterstützung integriert, d.h. die Zugriffsrechte auf Dokumente können anhand von Dokumententypen, Tags bzw. anhand von Rechten für jedes einzelne Dokumente gut gesteuert werden. So können z.B. in einer Familie Dokumente, die jeden betreffen, für alle zugänglich gemacht werden, während private Dokumente privat bleiben können.
Für den Betrieb von Paperless NGX sollte meiner Meinung nach kein Raspberry Pi eingesetzt werden, da dieser für die OCR-Bearbeitung viel zu langsam ist. Ich empfehle Euch den folgenden Mini PC, der fast die gleiche Größe wie ein Raspberry hat und kaum mehr Strom verbraucht. Dafür hat dieser wesentlich mehr Leistung für eine effiziente Dokumentenverarbeitung. Dazu kann mit einer zusätzlichen Festplatte massiv Speicher für unzählige Dokumente aufgerüstet werden:

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